Når virksomheter slås sammen

1. januar 2018 fusjonerte Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag til den nye virksomheten «Fylkesmannen i Trøndelag» med nærmere 300 ansatte. Fra 2014 hadde disse to arbeidsgiverkontoene vokst seg store og datarike. Hvordan løste leverandøren og arbeidsgiveren dette fusjonsprospektet?

Rekrutteringsverktøy – en liten, men viktig del av fusjonsprosessen

Jobbnorge har mange kunder som slås sammen og fusjoneres hvert eneste år. I slike prosesser er det spesielt viktig at du planlegger alle detaljer – fra det formelle og avtalemessige til det mer operasjonelle og praktiske.

Seniorkonsulent i HR hos fylkesmannen i Trøndelag, Heidi Holmefjord, deler sine erfaringer med oss.

I «mylderet» av saker som skulle planlegges i forbindelse med sammenslåingen mellom Fylkesmannen i Sør- og Nord-Trøndelag, tok jeg kontakt med Jobbnorge i slutten av august 2017.  Jeg informerte da om sammenslåingen av de to embetene, og i slutten av september hadde vi første møte der vi formelt satt i gang prosessen. Viktige nøkkelpersoner fra de to fylkesmanns-embetene var administrasjonsdirektør, HR-rådgiver, IT-personer og jeg som hovedbruker av Jobbnorge. I etterkant av det første prosjektmøtet laget Jobbnorge og Fylkesmannen en milepælsplan for å sikre fremdriften i prosjektet. Denne inneholdt de ulike aktiviteter og ansvarsfordeling med frister. Viktige faktorer å ta hensyn til var:

  • virksomhetenes integrasjon mot sak/arkivsystem ePhorte
  • virksomhetsstruktur
  • maler
  • brukere
  • bilder
  • logoer
  • arbeidsflyt
  • ingresser
  • annonsemaler

Fra Jobbnorge var det embetenes egen kundekontakt som bisto i alle ledd av prosjektet. I løpet av den ca 3 måneder lange prosjektperioden hadde vi og kunden faste møter per skype og telefon for å sikre fremdrift og flyt i prosjektet.

Foto av Heidi Holmefjord

I løpet av prosjektperioden har Jobbnorge vært veldig «på» og har hatt kontroll på hele prosessen fra det første prosjektmøtet til prosjektets slutt. Jeg har ikke annet å si enn at jeg er imponert over den oppfølgingen vi har fått, og alle som har vært involvert fra Jobbnorge sin side har virkelig stått på og fått oss på plass.

Heidi Holmefjord Seniorkonsulent HR

Slå sammen arbeidsgiverkontoer eller starte med blanke ark?

Det store spørsmålet var om det skulle opprettes et «Nytt firma» hos Jobbnorge, eller om en av de eksisterende firmaene skulle løpe videre, og at en skulle overføre data fra en av virksomhetene til den andre, sier Heidi Holmefjord.

Slik vi i Jobbnorge erfarer det, er dette en av de viktigste problemstillingene du bør avklare tidlig. I en fusjon mellom to virksomheter som benytter samme leverandør, er begge alternativer mulig, men vi anbefalte de to embetene å starte med blanke ark med en helt ny konto.

Dette er en gylden mulighet til å kvitte seg med gamle saker, brukere, data som er utdatert og som uansett ikke skal videreføres. 

Teknologisk er det ingen utfordring for oss i Jobbnorge å overføre de dataene kunden vil beholde til den nye kontoen, for å bevare ønsket historikk. Det var også denne løsningen vi endte på i prosjektet –  vi startet opp på nytt og Fylkesmannen fikk beholde ønsket informasjon.

Fylkesmannen i Trøndelag har i ettertid sett at det å opprette en ny konto i fusjonsprosessen var det beste valget for oss. Jobbnorge har vært veldig «på» og har hatt kontroll på hele prosessen fra det første prosjektmøtet til prosjektets slutt. Det var enormt tilfredsstillende å starte virksomheten med blanke ark hos Jobbnorge, avslutter Heidi Holmefjord.

To streker som fører sammen til en pil