Avslagsbrev er også omdømmebygging

Enten du har 20 eller 100 spente søkere, så skal nesten alle få et avslagsbrev fra bedriften din. Hva kan du gjøre slik at et avslag gir verdi til søkeren – og til deg? Norges eneste tekstdoktor har gjort seg opp noen tanker.

De gangene jeg har søkt på en stilling, så har jeg lagt inn tid og krefter. Jeg har lest meg opp på bedriften, jeg har sjekket ut kontaktpersonen i annonsen og jeg har gjort mitt ytterste for at søknaden min både skal vise hvem jeg er og understreke at jeg har fanget opp bedriftens behov og kultur.

Hvis jeg er så heldig at jeg kjenner noen i bedriften, snakker jeg med dem på forhånd. Jeg forbereder ett eller to gode spørsmål, altså ting jeg virkelig lurer på, og snakker med kontaktpersonen. Og så sender jeg søknaden og går med en spent, liten gladklump i magen og ser for meg hvordan det vil være å jobbe akkurat der.

For mange år siden, før jeg startet Tekstdoktor, søkte jeg på Den Perfekte Stillingen. Alt lå til rette for at jeg skulle komme på intervju. Arbeidsoppgavene var spennende, jeg hadde en kompetanse som matchet det bedriften var på jakt etter, jeg hadde lang erfaring, gode referanser og hadde skrevet to bøker om skriving. Spør du meg, så var jeg drømmekandidaten. 😀

Du skjønner nok hvor dette bærer hen. Jeg fikk ikke stillingen. Jeg ble ikke en gang kalt inn til intervju. Og jeg fikk tidenes kjipeste avslagsbrev. Bla, bla, vi har fått mange spennende søkere og vi ønsker ikke å gå videre med deg.

Selv i dag husker jeg hvilken bedrift dette var, og selv i dag har jeg et dårlig inntrykk av dem.

Det høres kanskje ut som om jeg er lett å fornærme? Vel, jeg har selvfølgelig ikke fått alle stillinger jeg har søkt på. Og jeg har ikke alltid kommet på intervju. Hva var det med akkurat dette brevet som gjorde at jeg fikk så dårlig inntrykk?

Bedriften takket ikke for søknaden
Skulle jeg gi ett tips til deg som må skrive avslagsbrev, så er det i hvert fall å starte med å si «takk». Den som skrev avslagsbrevet jeg fikk, startet med å snakke om bedriften. «Vi har gått gjennom alle søknadene …».

Bedriften skrev svært kort
Selvfølgelig er det ikke nødvendig å skrive en avhandling. Det kan være mange grunner til at akkurat jeg ikke kom på intervju. Her synes jeg at det kan passe med én setning eller to om hvorfor jeg ikke ble innkalt. Hvis du skal sende ut mange avslagsbrev, synes jeg det er viktig å legge litt jobb i at denne setningen likevel virker personlig og sympatisk.

Bedriften var upersonlig
Bedriften brukte passivt språk («det vises til») og brukte ikke ordet «du» en eneste gang. Også avslagsbrev kan fortelle mye om bedriften og kulturen i bedriften. Selv et ikke-personalisert brev kan være personlig. Bruk «du» og «deg», «vi» og «oss».

Bedriften avsluttet ikke med noe oppmuntrende
Det koster ikke mye å avslutte med «Lykke til videre!». For eksempel.

Fire nivåer
Jeg mener at vi kan dele søkere inn i fire grupper.

  1. Den som ikke er aktuell, og som heller ikke har lagt jobb i søknaden
  2. Den som ikke er aktuell for denne stillingen, men har skrevet et gjennomarbeidet søknad
  3. Den som ikke kom på intervju, men kunne vært aktuell – med andre ord en person du ønsker å ha en profesjonell relasjon til
  4. Den som har vært på intervju

Nivå 1 – den slappe søkeren
Hvis det er tydelig at søkeren ikke har anstrengt seg i søknadsteksten, er det høyst sannsynlig at vedkommende enten ikke er interessert, eller er så desperat at hen sender ut en haug med søknader. Men husk at dette også kan være en person som ikke har mye erfaring med å skrive søknader, for eksempel en nyutdannet student, eller en som har vært i samme jobb i mange år.

Hvis du fikk en søknad som var full av skrivefeil eller andre feil, for eksempel at søkeren glemte å bytte bedriftens navn i søknaden (!), så synes jeg at det er absolutt på sin plass å skrive dette.

Nivå 2 – den som ikke er aktuell
Hvis en person har skrevet en god søknad, men hvor kompetansen ikke stemmer overens med arbeidsoppgavene, skulle jeg ønske (i en perfekt verden) at du hadde tid til å skrive en setning om dette. Da lærer vedkommende noe nytt, og du har bidratt til en litt bedre verden. Det kan faktisk være at stillingsannonsen ikke var tydelig nok

Det kan også hende at denne personen kan være aktuell for en annen stilling i bedriften senere.

Nivå tre – den som du gjerne skulle hatt inne på intervju, men som ikke nådde helt opp
I dette tilfellet hadde det vært fint om du rakk å skrive én setning eller to om hvorfor ikke denne søkeren ble innkalt. Merk at denne setningen også kan brukes overfor flere. For eksempel: «Vi fikk svært mange høyt kvalifiserte søkere til denne stillingen. Vi la merke til at søknaden din var gjennomarbeidet og relevant for oss. Du kom ikke til intervju, men vi ønsker svært gjerne at du søker en stilling hos oss i fremtiden hvis du ser en jobb som er aktuell for deg.»

Ser du hvor motiverende dette kan være?

Nivå fire – den som har vært på intervju
Her mener jeg at det eneste riktige er å ringe søkeren, eller til og med invitere til en samtale. Hen har kanskje levert case, vært gjennom personlighetstest, vært på flere intervjuer. I tillegg til en samtale vet jeg at en del bedrifter også sender et skriftlig avslag med en grundig begrunnelse. Kudos!

En annen variant er å sende avslagsbrevet først samt invitere til samtale for å utdype avslaget.

Så hva gjør du?
Jeg har all forståelse for at du ikke kan sende personaliserte avslagsbrev til alle søkere. De som ikke kommer til intervju, må kanskje få et standard avslag, spesielt hvis du hadde mange søkere. Sørg likevel for at avslagsbrevet «snakker» direkte til søkeren og viser respekt for den jobben hen har lagt i søknaden.

Mitt forslag til anatomi for et avslagsbrev

  1. Takke for søknaden
  2. Skriv én setning om at bedriften setter pris på tiden og fliden vedkommende har lagt ned i søknaden (så fremt dette er sant!)
  3. Skrive noe om at det var flere høyt kvalifiserte søkere, men at du virkelig håper at vedkommende søker neste gang det er en ledig stilling
  4. Ønske lykke til videre og eventuelt være enda tydeligere. «Legg meg gjerne til på LinkedIn. Jeg setter stor pris på videre kontakt med deg fremover.»

Husk at hvis du jobber i offentlig virksomhet, må du også skrive hvem som ble ansatt i avslagsbrevet.

Det krever energi å gi personlige avslag – men det kan være verdt strevet. Den som fikk avslag i dag, kan være den rette søkeren i morgen.

 

Ta gjerne kontakt med oss i Jobbnorge dersom du trenger hjelp til et godt malverk for avslagsbrev.